¿Qué es un evento corporativo y cómo organizar uno para tu propia empresa?

 

Cada día están más en auge los eventos corporativos, aquellos que ayudan a dar visibilidad y a mejorar la reputación de una empresa o Marca, tanto de manera online como offline, aportando valor a su comunidad.

Además, ésta es una excelente manera de potenciar todas nuestras estrategias de corporativas. Ya que, gracias a estos eventos empresariales, podemos darnos a conocer y relacionarnos de manera más cercana con nuestro público objetivo.

Como un ponente habitual de este tipo de congresos, doy fe que con ellos logramos fortalecer nuestro Branding y mejorar las campañas de captación de nuevos potenciales clientes de nuestro negocio.

Pero la organización de estos eventos corporativos lleva implícita una gran planificación y una cantidad de tareas más allá de lo que se ve a simple vista, es decir, del resultado final que los asistentes al mismo puedan apreciar.

Como bien sabes, me gusta comenzar los artículos de mi blog poniéndote en situación y definiendo en detalle la temática del mismo, el cual va más allá de la organización de las ferias a las que comúnmente estamos acostumbrados.

Por tanto, por si aún no tienes clara la definición de evento corporativo, a continuación te sacaré de dudas:

¿Qué es un evento corporativo?


Un evento corporativo es un acto donde se reúne a un cierto número de personas con intereses afines a una organización. Éste es un excelente instrumento para motivar a los empleados de una empresa y para captar y fidelizar a potenciales clientes mediante la organización de eventos promocionales, informativos o reuniones motivadoras.

Los contenidos e información que se exponen en él suelen estar relacionados estrechamente con las actividades que habitualmente ejerce la empresa organizadora, de modo que supone una acción que, en principio, estará incluida dentro de sus estrategias o plan de marketing corporativo.

¿Cómo puede un evento corporativo reportarme más beneficios profesionales para mi empresa?

Precisamente en torno a esta idea gira el artículo de hoy, donde conocerás las grandes ventajas que tiene y cómo se organiza con éxito una cita empresarial de esta envergadura.

Pero, para profundizar más en el tema, he decidido invitar de nuevo a mi blog a Pep Botey, que en este 117º post de invitado te contará detalladamente cómo pueden beneficiar los eventos corporativos a una empresa y, sobre todo, qué necesitas para organizar el tuyo propio.

Además, él nos trae un caso de éxito en torno a este tipo de acciones de marketing, donde podrás conocer cómo organizan en Inbound Cycle su propio evento «Inbound Leaders».

¡Te dejo con esta interesante guía!


¿Cómo organizar un evento corporativo para potenciar tu Branding empresarial?

El branding o construcción de la marca de tu empresa es un proceso complejo, en el que entran en juego diversos elementos muy heterogéneos, siendo uno de los más importantes la construcción u organización de un evento corporativo.

Personalmente, estoy plenamente convencido de que la organización de una cita de estas características puede ser una pieza clave para potenciar tu posicionamiento de marca y estrategia de branding.

Eso sí, para ello es del todo necesario e imprescindible que se organice de forma óptima y en base a unas pautas previamente estudiadas, las cuales nos permitan lograr una serie de objetivos definidosy hacerlo rentable.

Por todo ello, en este post me gustaría contarte:

  • Los argumentos por los que creo que debes apostar por un evento corporativo para potenciar el branding de tu empresa.
  • Los formatos más interesantes en la actualidad.
  • Un caso de éxito en este ámbito: el «Inbound Leaders» organizado por nuestra agencia: InboundCycle.
  • Cómo calcular el ROI (retorno de la inversión) de una cita de esta envergadura y las claves para hacerlo más rentable.
  • Las nuevas tendencias en organización de eventos corporativos.

El Branding como pilar fundamental dentro de nuestra estrategia de marketing


El término «branding» no es un concepto nuevo en el sector del marketing digital. Se lleva utilizando desde hace muchos años y se debe practicar con frecuencia, puesto que sirve para referirse a la estrategia que construimos alrededor de nuestra marca en conjunto.

La marca de tu empresa engloba la totalidad de aspectos que el consumidor percibe de ti: creación de tu logo, diseño web, trato al cliente, infraestructuras, materiales, etc.

Todos estos son ingredientes fundamentales en el branding para empresas.

Así que este tipo de eventos se posicionan como un pilar más de tu estrategia de branding. Dicho acto puede llegar a convertirse en un perfecto escenario donde mostrarte delante de tus clientes o potenciales clientes, tu red de contactos, socios, proveedores, colegas del sector, etc.

Es importante que entiendas los eventos corporativos como un canal más de tu estrategia de comunicación y visualizarlo como una experiencia única para los asistentes.

¿Cómo entendemos el concepto de «comunidad» dentro de este tipo de actos?

Lo más importante cuando vayas a diseñar y estructurar un acto de este tipo es que no pierdas de vista tu “main corporate focus”. Es decir: el por qué de todo ello.

No nos engañemos, esto es algo que cuesta dinero, tiempo y esfuerzo en su organización. Si vas a organizarlo, tienes que tener muy claro ese por qué, es decir, lo que motiva la necesidad de comunicarte por ese canal.

Un evento corporativo se convierte en un espacio donde vas a crear una “comunidad”, que esté alineada con tu mismo propósito.

Así que, para llegar a ellos de una forma clara y no quedarte solamente en el intento, tienes que tener muy bien trabajada toda esta parte previa.

¿Qué ventajas tiene para tu empresa organizar eventos corporativos?


Una cita de esta índole óptimamente diseñada, planificada y organizada en base a una estrategia con unos objetivos claros y concretos puede suponer una auténtica cascada de beneficios para una marca o empresa.

Realmente, son tantas sus ventajas que resulta complicado citarlas todas.

Aún así, y haciendo un esfuerzo de síntesis, a continuación te voy a dar las que, según mi percepción, son las principales razones por las que vale la pena que los incluyas, como una acción destacada dentro de tu plan de marketing:

1. Se aumenta la notoriedad de nuestra marca

Si éste está bien planificado es una garantía de consecución de un impacto positivo en la forma en que los diversos actores implicados, desde socios o proveedores, los propios trabajadores y los consumidores, van a percibir nuestra marca.

2. Se logra una comunicación muy directa

Los convierte en el medio ideal para comunicarse de forma personal y directa con los usuarios, algo que a veces se echa en falta en el contexto actual, tremendamente digitalizado.

Suele dejar una huella importante en la memoria de los asistentes y es la mejor forma de comunicar una determinada imagen de marca y también una filosofía y unos valores asociados a la misma.

3. Sirve para crear una comunidad realmente interesada en nuestros y servicios

Éste es un punto clave de los eventos, que sirven para agrupar a un conjunto de profesionales y/o usuarios directamente interesados con nuestra marca, ya sea por motivos profesionales o como consumidores.

Los mensajes no van a «caer en sacos rotos», sino que van a llegar a las personas que nos interesa y que, al mismo tiempo, están interesados en nosotros, pues tienen inquietudes y/o necesidades en línea con lo que podemos ofrecerles.

4. Nos da la oportunidad de colocarnos un paso por delante de la competencia

Organizar eventos corporativos o empresariales nos brinda la gran oportunidad de hacer cosas diferentes al resto de empresas del sector, lo que nos permite destacar en un mercado cada vez más complejo y competitivo.

5. Nos dan prestigio y visibilidad

Otra gran ventaja de ellos, es que sirven para posicionarnos como expertos o referentes en nuestro ámbito de actividad, además de hacernos más visibles.

¿Cuáles son los principales tipos de eventos corporativos que existen?


Es probable que cuando piensas en un evento corporativo o empresarial te venga a la mente un auditorio lleno de gente, o bien una gran cena para todos los trabajadores de la compañía.

Pero lo cierto es que hay más vida tras esos modelos clásicos.

Existe una infinidad de posibilidades, que se adecuarán de forma óptima a tus necesidades y tu comunidad.

Veamos cuáles son las más conocidas:

► Eventos ambulantes o Road Shows

Sin duda alguna, son la idea perfecta para presentar un producto a nivel nacional o internacional que tenga que llegar a un público muy amplio y que, seguramente, no va a desplazarse.

► Encuentros con la prensa

Una rueda de prensa puede convertirse en un evento corporativo, cuando se trata de la conmemoración de algo muy especial, como por ejemplo un aniversario de una marca.

► Retreat

En este tipo de citas lo que se busca es, sobretodo, focalizar la atención en crear una comunidad interna en la compañía.

No hay un interés comercial detrás, pues lo único que se intenta es generar situaciones de «team building» y romper un poco con el día a día de la oficina, para recompensar a los miembros del equipo por su trabajo.

► Workshop

Suele ser para pocas personas y de un tamaño más reducido, con la finalidad de aprender a hacer algo. Lo que se espera de un workshop es que sea más práctico que teórico.

► Congreso

Se trata de otro tipo de cita muy común, de una duración superior a 1-2 días, que reúne a muchas personas de un mismo sector bajo un mismo propósito.

Puedes encontrar ejemplos como el «Inbound» de HubSpot, donde un recinto gigante se convierte durante 4 días en un show increíble con una gran comunidad de personas, stands, conferencias, reuniones, puntos de comida, etc.

► Conferencia

Seguramente es el formato más clásico de un evento corporativo. Suele ser en un auditorio con varios ponentes expresando su conocimiento.

Aquí la sensación de comunidad está muy focalizada en el aprendizaje.

► Foros

Espacios de debate donde todos los asistentes participan. En este tipo de citas anuales se necesita la figura del moderador y suelen funcionar bien, si antes ha habido unas conferencias que dejen paso a dicho debate.

► Presentación de producto

Se trata de un encuentro dirigido tanto al usuario final como a los intermediarios, donde se explica, de un modo práctico, las funcionalidades y formas de manejo de un producto o servicio.

► Fiesta

También puede convertirse en un escenario perfecto si el mensaje está bien trabajado. Un buen ejemplo sería la fiesta que organiza Twitter después del «Mobile World Congress» (MWC) en Barcelona.

Una cita que ya se está convirtiendo en una parada obligatoria para los profesionales del sector cada año. ¿No es la comunicación y la interacción la misión final de Twitter? ¿Qué mejor forma de celebrarlo con una fiesta?

Ejemplo de un caso de éxito: «Inbound Leaders», organizado por InboundCycle


Para nuestra agencia, especializada en inbound marketing, el «Inbound Leaders» se ha convertido en una cita obligada en el calendario para encontrarnos con profesionales y amigos del sector.

Pero también también en nuestro deseo de querer crecer y mejorar la comunidad de personas que se dedican con pasión al inbound marketing.

Es decir, la sensación de “comunidad” que mencionaba antes en este mismo artículo.

¿Cómo fueron sus comienzos?

En sus inicios, Inbound Leaders comenzó en una pequeña sala de actos en Madrid con una capacidad no superior a las 100 personas bajo el nombre “Inbound Marketing Made In” (IMMI).

¿Nuestra idea inicial?

Queríamos contar al público español, porque nos gusta el inbound marketing y, sobre todo, para darlo a conocer a todo profesional del marketing, que todavía no estuviera trabajando con esta metodología, la cual ya llevaba unos años triunfando en EEUU.

¿En qué punto estamos hoy?

Nuestra filosofía siempre ha sido formativa. Cuando lo creamos, nuestro «main focus» era enseñar y creemos que así sigue siendo.

Somos fieles a esta forma de hacer la cosas en InboundCycle y seguimos igual. Estamos completamente enamorados del inbound marketing y sus posibilidades.

Nuestro “main corporate focus” reside en haber hecho crecer la cita anual hasta las 800 personas y dos ciudades, Barcelona y Madrid, mantenido en todo momento el propósito inicial por el cual se creó.

Ponencia del evento corporativo "Inbound Leaders"

En la edición de 2018 seguimos igual: 7 charlas, 8 ponentes de calidad con contenido selecto sobre inbound y automatización del marketing para seguir creando comunidad y creciendo juntos en España.

¿Qué papel juega el ROI en un evento corporativo como éste?

Como hemos visto, su organización nos proporciona una serie de beneficios, algunos de ellos de carácter indirectos o intangibles como: alcanzar notoriedad, mejorar la imagen que tienen de nosotros los consumidores e incluso la sociedad en general o posicionarnos como referentes del sector.

Pero, como te he mencionado antes, montar un evento conlleva gastos, es decir una inversión, y las empresas se crean, entre otras cosas, para conseguir beneficios o lo que es lo mismo: para ganar dinero.

Por eso entra el juego el ROI o retorno de la inversión, que es el índice que nos permite conocer cuáles son los beneficios, sobre todo monetarios, logrados a partir de una inversión.

¿Cómo podemos calcular este retorno de la inversión?

En principio, el cálculo del ROI es sencillo, basta con aplicar la siguiente fórmula:

¿Cómo podemos calcular este retorno de la inversión?

De esta forma, sabremos si las acciones realizadas, en este caso la organización de eventos corporativos, nos están generando beneficios y cuál es el porcentaje concreto de rentabilidad.

Veamos un ejemplo:

Hemos organizado un congreso por valor que nos ha costado en total 200.000€. Con la venta de entradas y merchandising hemos obtenido 500.000€.

FÓRMULA ROI = ((500.000€ – 200.000€) / 200.000€) * 100 = 150%

Con estos datos, obtenemos un 150% de rentabilidad.

Teniendo en cuenta esto, como hemos visto en la fórmula, para calcularlo debemos conocer dos grandes tipos de datos: los gastos y los ingresos. Los gastos son fáciles de identificar si somos cuidadosos: solamente debemos sumar todas las facturas relacionadas con él.

En los que respecta a los ingresos, puede ser más complicado, puesto que debemos tener en cuenta tanto los ingresos directos como los ingresos indirectos.

Dentro de los ingresos directos encontramos:

  • Venta de entradas.
  • Comprar dentro del propio recinto.
  • Merchandising.
  • Ingresos por publicidad.
  • Patrocinios.

Los ingresos indirectos serían los beneficios intangibles, cuya cuantificación en términos exclusivamente económicos es complicada, y que suelen ser los relacionados con:

  • Repercusión del evento empresarial.
  • Presencia en medios on y offline: webs, blogs, radios, televisión, medios impresos, redes sociales, citas de influencers, etc.

¿Cuáles son las tendencias más relevantes a la hora de organizar eventos corporativos?


En la actualidad, los eventos corporativos son bastante diferentes a los que se hacían hace unos años.

Aspectos como el uso de la tecnología más vanguardista o la preocupación por la seguridad y el bienestar de los asistentes están cada vez más presentes en este tipo de acciones y su importancia irán in crescendo a lo largo del presente año 2018 y los posteriores.

Estas son las predicciones de los expertos sobre el camino que van a tomar este tipo de iniciativas corporativas en el futuro más inmediato:

► Cada vez más estratégicos

La organización de los eventos en base a una estrategia siempre ha sido una cuestión fundamental para garantizar su utilidad.

Pero a partir de ahora será indispensable que esta estrategia, además, se encuentre totalmente alineada con los objetivos globales de la empresa, buscando una visión completamente integrada de objetivos, presupuestos, recursos, etc.

► Tecnología de vanguardia

Con el fin de mejorar la calidad del mismo y lograr una experiencia totalmente satisfactoria, será necesario dotar tanto a los asistentes como a los organizadores de la mejor tecnología: realidad virtual, inteligencia artificial, robótica, apps especialmente creadas para este día en cuestión, etc.

► Preocupación por el bienestar y la seguridad de los participantes

La creciente preocupación por la salud y los hábitos saludables son un factor a tener muy en cuenta, de ahí la necesidad de cuidar mucho las comidas y el catering.

Incluso, de incluir servicios como: masajes, un mini-curso de relajación, una estada en un spa, etc.

► La creatividad al poder

La tendencia es que éstos se vuelvan cada vez más originales y creativos, tanto en los formatos, como en las estrategias de promoción.

Las competencia es muy grande y este factor es clave para dejar huella en los asistentes y que se sientan satisfechos.

► La importancia de la monitorización y evaluación

Aprovechando las posibilidades que nos brinda el big data y las nuevas tecnologías, los resultados del acto se van a evaluar cada vez con mayor detalle y máximo rigor.

Se deberían monitorizar factores como: reacciones de los usuarios incluso en tiempo real, comentarios, experiencias, visibilidad en las redes, etc.

Conclusiones

En un contexto empresarial y personal dominado por las acciones y las relaciones virtuales, el cara a cara que suponen las ferias, congresos, seminarios y otros eventos corporativos, sigue teniendo un gran impacto.

No cabe duda que, en general, recordamos mejor y nos influye mucho más una conversación con un profesional durante una seminario que el contacto, siempre más frío a través del envío de emails o Whatsapp (y hasta por videoconferencia).

El contacto personal es otra cosa, eso es evidente.

De cualquier modo, para que un evento empresarial nos sea útil debe responder a una estrategia con unos objetivos claros y los más cuantitativos posible.

Por otro lado, ésta debe estar alineada con las metas y situación global de la empresa.

Sus ventajas son muchas, destacando su capacidad para mejorar la imagen de marca entre colegas, socios, proveedores y usuarios, así como también entre los propios empleados.

Pero todo este potencial puede quedarse en nada sino se cuida la organización hasta el mínimo detalle, teniendo muy en cuenta las nuevas tendencias: importancia de cuidar el bienestar de los asistentes, uso de nuevas tecnologías, aporte de puntos originales, etc.

Por último, quiero remarcar la necesidad de intentar calcular la rentabilidad, que no siempre es fácil determinar en su totalidad, por ser algunos de ellos intangibles.

¿Incluirías algún aspecto importante para la organización de eventos corporativos?

Seguro que, en base a tu experiencia, puedes aportarnos algún detalle que te parezca relevante para hacerlos más completos si cabe.

Emperador Magazine

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